Office Manager (m/f/d)

• Fachliche und organisatorische Leitung eines Teams mit zwei Mitarbeitenden
• Sicherstellung und kontinuierliche Weiterentwicklung eines reibungslosen und effizienten Büroablaufs inkl. Postbearbeitung, Korrespondenz sowie Material- und Bestellwesen
• Eigenständige Identifikation, Konzeption und Umsetzung von Projekten zur Optimierung und Digitalisierung von Prozessen im Office Management
• Optimierung und Digitalisierung des Travel Managements sowie der Reise- und Buchungsprozesse
• Verantwortung für das Gebäudemanagement inkl. Koordination externer Dienstleister sowie Arbeitsplatz- und Umzugsplanung
• Steuerung des Fuhrparkmanagements in Zusammenarbeit mit dem Facility Manager sowie operative Unterstützung und Vertretung bei Bedarf
• Verwaltung und Weiterentwicklung von Dienstleister-, Miet- und Versicherungsverträgen inkl. digitaler Ablage und Fristenüberwachung
• Pflege und Verwaltung interner Richtlinien und Dokumentationen
• Zusammenarbeit mit Fachkräften für Arbeitssicherheit sowie Unterstützung bei Datenschutz- und Strahlenschutzthemen
• Koordination und Dokumentation von Sicherheitsunterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsarztterminen
• Unterstützung bei administrativen On- und Offboarding-Prozessen einschließlich Zutrittsmanagement, Erstellung von A1-Bescheinigungen
• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Firmenevents, wie Sommer- und Weihnachtsfeiern
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Organisation von Bewirtungen
• Vorbereitung und Koordination von Meeting- und Konferenzräumen sowie Raum- und Terminplanung
• Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen im Büro (in den Bereichen Energieeffizienz, Abfallmanagement und Ressourcenschonung)

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, idealerweise mit erster oder aktueller Führungserfahrung
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
• Professionelles, freundliches Auftreten sowie starke Kommunikationsfähigkeit in Englisch und Deutsch
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kollaborationstools
• Kenntnisse in Arbeitssicherheit und Datenschutz sind von Vorteil
• Zuverlässige, vertrauenswürdige Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit

• 37,5 Stundenwoche bei Vollzeit, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu fördern.
• Wertgutschein oder Zuschuss: Ob Sachbezug über einen Wertgutschein oder Zuschuss zu einer Urban-Sport-Mitgliedschaft, du kannst im Wert von bis zu 25,00 € Monat frei wählen.
• Kostenfreies Deutschlandticket: Genieße die Freiheit des Reisens mit einem kostenfreien Deutschlandticket, um stressfrei zur Arbeit zu gelangen.
• Bike Leasing: Profitiere von unserem Bike Leasing-Programm und erhalte die Möglichkeit, ein hochwertiges Fahrrad zu leasen, um nicht nur umweltfreundlich, sondern auch gesund zur Arbeit zu kommen.
• Zuschuss zur Kinderbetreuung: Wir unterstützen dich in der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem wir einen Zuschuss zur Kinderbetreuung anbieten.

• Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel: Unsere zentrale Lage ermöglicht dir eine bequeme Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, was nicht nur die Umwelt schont, sondern auch deine tägliche Pendelzeit verkürzt.
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir investieren in deine berufliche Entwicklung. Nutze unsere vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, um deine Fähigkeiten zu erweitern und beruflich voranzukommen.
• Kollegiales Arbeitsklima mit Come Together Veranstaltungen: Bei uns erwartet dich nicht nur ein produktives Arbeitsumfeld, sondern auch ein herzliches Miteinander. Regelmäßige Come Together Veranstaltungen fördern den Austausch unter den Kollegen und stärken das Teamgefühl.

Du bist überzeugt davon, dass Du die Idealbesetzung für unser Team bist und wir der Arbeitgeber, mit dem Du Deinen nächsten Schritt gehen möchtest? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbungsunterlagen!

Wir freuen uns auf Dich.